Terminplan
Für die schnelle Terminvergabe stehen Ihnen viele Funktionen und Ansichten zur Verfügung. Die Tagesansicht bietet Ihnen einen Überblick über die Termine aller Therapeuten an einem Tag. Die Wochenansicht zeigt alle Termine einer Woche je Therapeut, man könnte sie auch als Therapeutenansicht bezeichnen. Und schließlich die Monatsansicht, die nach Kalenderwochen gegliedert ist, Feiertage anzeigt und die Termindichte jedes Tages farblich darstellt. So haben Sie schnell ein Gefühl für die Auslastung der nächsten Wochen. Alternativ können Sie auch für jeden Therapeuten eine individuelle Spaltenfarbe wählen.
Die automatische Terminsuche hilft Ihnen nach den Kriterien Therapeut, Dauer, Raum und Wunschzeit ein geeignetes Zeitfenster zu finden.
Mit der Terminschnellanlage legen Sie in wenigen Schritten neue Termine an. Hierbei sind nur wenige Eingaben notwendig.
Mit der Funktion Weiterer Termin entfällt das wiederholte Wählen des Patienten und der Verordnung, ideal für das Anlegen von Terminserien. Auch Dauertermine können Sie ganz unkompliziert anlegen, falls Ihr Patient stets am selben Wochentag und zur selben Uhrzeit in die Praxis kommen soll.
Alle Ansichten des Terminplans finden Sie in einer größeren Übersicht auch auf Ihrem Mac, iMac oder MacBook. Stellen Sie bis zu 20 Spalten (iMac 27“) des Terminplans auf einmal dar und behalten Sie den Überblick. Durch die Möglichkeit des endlosen Scrollens finden Sie schnell genau das, was Sie suchen.
Dank des flexiblen Terminrasters können Sie ganz einfach alle beliebigen Terminlängen bis auf 5 Minuten genau anlegen, egal ob Sie z.B. für motorisch-funktionelle Behandlungen eine andere Länge veranschlagen als für Hirnleistungstraining.
Patientenverwaltung
Die Stammdaten ihrer Patienten erfassen Sie wahlweise per Clever-Scan, mit dem Kartenlesegerät oder ganz einfach manuell. Aus dieser elektronischen Patientenakte können Sie den Patienten direkt anrufen oder eine E-Mail erstellen. Dokumente wie ETpro (DVE) oder andere digitale Befundbögen können Sie als Scan hinterlegen. Die klassische Karteikarte ist nicht mehr notwendig.
In der Terminübersicht finden Sie zu jeder Verordnung die entsprechenden Termine in tabellarischer Form. So haben Sie stets alle wichtigen Informationen zu den Terminen an einer Stelle.
Sie können die ausgemachten Termine für Ihren Patienten drucken, beziehungsweise per E-Mail, SMS oder per Postkarte über iPrax versenden. Auch für vergangene Termine können Sie so unkompliziert Terminbestätigungen erstellen.
Damit Ihre Patienten in Zukunft keine Termine mehr verpassen, erhalten diese von iPrax automatisch eine Terminerinnerung per SMS oder E-Mail. Diese Funktion können Sie individuell je Patient aktivieren.
In-App-Hilfe
Neue iPrax-Nutzer finden sich sehr schnell in der App zurecht. Sollten Fragen offen bleiben, unterstützen wir Sie in Echtzeit mit unser In-App-Hilfe. Mit sofortigen kontextbezogenen Antworten finden Sie für fast jedes kleine Fragezeichen eine hilfreiche Erklärung.
Auch für komplexere oder seltener auftretende Themen wie die Blankoverordnung finden Sie in der In-App-Hilfe Antworten.
Für den ersten Start empfehlen wir unsere kostenlosen Webinare und die persönliche Begleitung durch unser iPrax Service Team, welches Ihnen auch im täglichen Betrieb bei größeren Herausforderungen jederzeit kompetent und mit Freude zur Verfügung steht.
Warteliste
Mit der iPrax Warteliste können Sie Patienten, bei denen eine zeitnahe Terminvereinbarung nicht möglich ist, für den nächsten passenden frei werdenden Termin vormerken. Beim Hinzufügen eines Patienten auf die Warteliste können Sie u.a. genau festlegen, welche Wochentage und Tageszeiten für den Patienten in Frage kommen.
Bei jeder Terminabsage und -verschiebung werden Ihnen die vorhandenen Einträge auf der Warteliste aufgelistet. In dieser Übersicht können Sie nun den gewünschten Patienten direkt aus iPrax heraus anrufen und bei Zusage direkt in den Terminplan übernehmen.
Unter automatischer Berücksichtigung aller Fristen und der möglichen Zeitfenster der Patienten können Sie so jede neue Terminlücke schnell und effizient schließen.
Verordnungen
Nach Anlage einer neuen Heilmittelverordnung berechnet iPrax automatisch den Wert der Verordnung und die Höhe der Zuzahlung, die Sie sofort in Bar oder per EC-Karte einnehmen oder in Rechnung stellen können.
Ihre Verordnungen werden nach den Richtlinien des Heilmittelkatalogs geprüft. Nach Eingabe der Diagnosegruppe wird automatisch eine Vorauswahl der zulässigen Heilmittel getroffen. Dadurch sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und erkennen fehlerhaft ausgestellte Verordnungen bereits vor Beginn der Behandlung.
Selbstverständlich können Sie in iPrax neben den gesetzlichen Heilmittelverordnungen auch Verordnungen vom Typ BG, Privat, Zahnarzt, freie Heilfürsorge und Bundeswehr anlegen und abrechnen.
Individuelle private Heilmittel können Sie anlegen und mit Ihren eigenen Preisen versehen, die GebüH steht Ihnen auf Wunsch kostenlos zur Verfügung.
Weitere Verordnungen können komfortabel über eine Kopie einer älteren Verordnung angelegt werden.
Dokumentation
iPrax legt automatisch zu jedem angelegten Termin eine Blanko-Dokumentation an und ordnet diese chronologisch nach dem Behandlungsdatum. Diese können Sie nun nach Belieben mit selbst angelegten Gliederungen, Textblöcken oder auch mit Freitext ausfüllen. Selbstverständlich hilft Ihnen auch die Siri-Diktierfunktion bei der Erstellung Ihrer Dokumentation. Sie diktieren, Siri schreibt.
Darüber hinaus können Sie je Termin über die Kamera des iPads Fotos und/oder kurze Videos an Ihre Dokumentation anhängen. Zusätzlich können PDFs eingebunden werden: Datenschutzerklärungen, Behandlungsverträge, Anamnese- und Fragebögen, Formulare und vieles mehr, wie z. B. das interaktive Formular ETpro (DVE) zur digitalen Prozessdokumentation in der Ergotherapie.
Dank VAS-Skala können Sie die Schmerzintensität zu jeder Behandlung erfassen. Die gesamte Dokumentation über alle Termine kann auf Wunsch auch ausgedruckt werden.
Therapieberichte an Arzt, Patient oder Versicherung können direkt aus der Dokumentation erstellt und versendet werden.
Taxierung
iPrax prüft Ihre Verordnungen mit dem 3-fach-Schutz vor, während und nach der Behandlung nach den Richtlinien des Heilmittelkatalogs, sodass Absetzungen seitens der Kostenträger minimiert werden. Zusätzlich sind in iPrax alle Vergütungsvereinbarungen hinterlegt und werden ständig automatisch aktualisiert.
Wurde bei einer Verordnung die Verordnungsmenge erreicht, legt iPrax diese automatisch in die Abrechnung. Der VO-Check prüft vor dem Druck nochmals alle notwendigen Daten bezüglich Praxis, Patient, Verordnung, Termine und Arzt und meldet eventuell notwendige Korrekturen. Danach können Sie die bedruckte Verordnung scannen und archivieren.
Zum Beispiel warnt Sie der VO-Check vor der Überschreitung der Unterbrechungsfristen im Rahmen einer Verordnung.
Abrechnung
Für die Abrechnung Ihrer gesetzlichen Heilmittelverordnungen gegenüber den Kostenträgern bieten wir Ihnen drei verschiedene Optionen:
Mit Cash Flex bieten wir Ihnen die vollintegrierte Lösung zur Abrechnung für Ergotherapeuten. Durch das Zusammenspiel von Praxis-Software und Abrechnung profitieren Sie nicht nur durch günstige Preise, sondern auch durch die schnelle und sichere Abrechnung mit allen gesetzlichen Kostenträgern. In Ihrer Praxis-Software stehen Ihnen alle Praxis- und Abrechnungsdaten immer zeitnah zur Verfügung und Sie haben stets den Überblick über Ihre Erstattungen. Sie können für jede Einreichung den Auszahlungstermin in iPrax individuell von 1 bis 30 Kalendertagen auswählen. (Fällt die Auszahlung auf einen Sonn- oder Feiertag, gilt der nächste Werktag.) Für Cash Flex gilt: Günstig, ohne Grund- oder Mindestgebühr und Mehrfacheinreichungen sind möglich.
Oder Sie rechnen über Cash Direct selber mit den Kostenträgern ab. iPrax kümmert sich um die Datenweiterleitung, erstellt die Begleitscheine und Sie benötigen nicht einmal einen kostenpflichtigen ITSG-Schlüssel. Die Informationen zu allen Kostenträgern werden laufend durch iPrax aktuell gehalten. Und dank der Sortierhilfe wird das Vorbereiten Ihrer Heilmittelverordnungen für den Postversand zum Kinderspiel.
Mit Cash Basic rechnen Sie weiterhin wie gewohnt mit Ihrem Wunsch-Rechenzentrum ab.
Papierlos glücklich
Im bisherigen Praxisalltag fällt viel Papierkram an: Karteikarte, Befunde, Formulare, Kopien, Terminzettel etc. Sie erfassen diese notwendigen Informationen zukünftig papierlos mit iPrax und profitieren dann von den Vorteilen der Digitalisierung.
Zum Beispiel archivieren Sie Ihre Original-Verordnungen mit Vorder- und Rückseite direkt digital in iPrax, indem Sie diese einfach mit der iPrax Scan-Funktion erfassen. So stehen Ihnen die Daten auch später zur Verfügung und Sie haben bei etwaigem Verlust immer einen Nachweis.
Kassenbuch
Mit dem elektronischen Kassenbuch inkl. TSE behalten Sie Ihre Bargeldeinnahmen und -ausgaben stets im Blick. Die Buchungen ins Kassenbuch erfolgen automatisch, manuelle Buchungen sind ebenfalls möglich. Exportieren Sie Ihr Kassenbuch monatlich für Ihren Steuerberater.
Die Kassensicherungsverordnung, kurz: KassenSichVO, regelt die technischen Anforderungen an elektronische Kassensysteme. Sie verpflichtet Anwender solcher Kassensysteme mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung, kurz: TSE, auszustatten. Die KassenSichVO zielt vor allem auf Bargeldzahlungen ab. Diese sollen lückenlos und manipulationssicher dokumentiert werden. Ihre Bargeldzahlungen werden mit dem iPrax-Kassenbuch gesetzeskonform und manipulationssicher aufgezeichnet.
Reporting
Mit dem Reporting erhalten Sie einen Überblick wichtiger Kennzahlen zu Umsatzprognose und fakturierten Umsätzen, Patienten, Ärzten, Auslastung und Leistungen Ihrer Praxis. Das Reporting kann auf einen gewünschten Zeitraum eingegrenzt und durch weitere Filter analysiert werden. Das Ergebnis wird durch Diagramme anschaulich grafisch dargestellt. Darüber hinaus können verschiedene umfangreiche Auswertungen als csv-Datei exportiert werden.
Clever-Scan
Endlich ein Verordnungs-Scan, der funktioniert! Automatisches Erfassen der Stamm- und Verordnungsdaten inklusive Prüfung nach Heilmittelkatalog, sogar bei Verordnungen ohne QR-Code. Einfacher können neue Patienten oder Verordnungen nicht angelegt werden und ein Kartenleser ist nicht mehr notwendig. Scannen können Sie entweder auf dem iPad oder iPhone mit der Kamera oder auf dem Mac mit den von uns empfohlenen Druckermodellen.
Notizen und Bemerkungen
... Und falls Sie mal etwas außerhalb Ihrer Behandlung notieren möchten, nutzen Sie einfach die Notizfunktion.
Teamwork
Ihre Praxis organisieren Sie perfekt als Team. Sie nutzen iPrax parallel auf iPad, iPhone und Mac; dank der verschlüsselten Datenübertragung und Speicherung vollkommen sicher. Die Anlage mehrerer Institutionskennzeichen, die Vergabe unterschiedlicher Nutzerrollen und das Verwalten beliebig vieler Therapeuten: Alles ist möglich.
EC-Pay
Mit den Kartenterminals von SumUp bieten Sie Ihren Patienten eine kontaktlose und sichere Bezahllösung. Nehmen Sie EC- und Kreditkartenzahlungen sicher kontaktlos in der Praxis oder auch unterwegs an. Melden Sie sich dafür schnell und einfach bei SumUp an. Ganz unkompliziert, ohne Papierkram und 100 % online. Ganz ohne Vertragsbindung und monatliche Fixkosten. Sie bezahlen nur, wenn Sie bezahlt werden – ohne versteckte Kosten.
SumUp Solo für Praxisverwaltung am Mac und Solo Lite für die mobile Verwaltung.
Telematik Infrastruktur
Die Einführung der TI (Telematik-Infrastruktur) im Gesundheitswesen ist in vollem Gange. Und auch wir bei iPrax wollen Sie und Ihre Praxis darauf vorbereiten. Wir werden mit den Fachdiensten VSDM (Versicherten-Stammdaten Management) und KIM (Kommunikation im Medizinwesen) starten, da diese Dienste für Sie als Praxis einen hohen Nutzen haben. iPrax kümmert sich zukünftig um die Integration aller weiteren Fachdienste im Rahmen der TI.
VSDM war die erste große Anwendung in der TI: die Erfassung, Aktualisierung und Anpassung der Stammdaten eines Patienten auf der elektronischen Gesundheitskarte.
Über die KIM ist eine geschützte E-Mail-Kommunikation zwischen allen Beteiligten und in der TI erfassten Einrichtungen gesichert. In diesem Dienst verschickte Nachrichten sind automatisch verschlüsselt und vereinfachen den sicheren Austausch zwischen Leistungserbringern.
Sind Sie interessiert? Lassen Sie sich für den Zugang zur TI bei iPrax vormerken. Der Erwerb der dafür notwendigen Hardware und Software, ist für Sie kostenneutral, da Ihnen die monatliche Grundpauschale von den Kostenträgern erstattet wird.
